.secure.EXTERNAL

• Warum überhaupt .EXTERNAL? 
• Einordnung in das .secure Framework
• Kurzbeschreibung des Moduls
• Das Modell dahinter
• Kern-Prozessschritte
• Features/Nutzen
• Praxis Case
• Zusammenfassung

Unternehmen kaufen mehr denn je externe Dienstleister wie Handwerker, Logistiker, Berater oder Spezialisten ein. Für die Unternehmenssicherheit und Zutrittsverantwortliche bedeutet dies, dass sich immer mehr externe Personen in den Unternehmensgebäuden aufhalten und oftmals selbstständig Zugang zu Räumen, Informationen und IT Infrastrukturen haben deren Kontrolle und Aufsicht man keinesfalls dem Zufall überlassen sollte.
Die Anwendung .EXTERNAL bietet zusammen mit bereits vorhandenen IT-Systemen die Möglichkeit diese Anforderungen auf Basis digitalisierter Prozesse zu steuern und somit transparent und verlässlich in den jeweiligen betrieblichen Umgebungen abzubilden. Die involvierten Personengruppen können problemlos durch hinterlegte Regeln verwaltet werden.
Außerdem  kann jederzeit transparent nachvollzogen werden, wann sich welcher Fremdfirmenmitarbeiter in Ihrem Unternehmen befand bzw. befindet und welche Bereiche ihnen zugänglich waren bzw. sind.

Innerhalb der .secure-Welt dient das Modul .EXTERNAL zur Verwaltung von Fremdfirmenprozessen.

• bildet alle Informationen zu externen Organisationen und deren Mitarbeiter ab
• Verwaltung & Steuerung kann standort-, unternehmens- und betriebsstättenübergreifend geschehen
• Bestellungen und Aufträge als Grundlage sammelt Informationen und steuert automatisiert Folgeprozesse
• implementiertes Auftrags- und Beziehungsmanagement
• Berechtigungen steuern und verhindern regelbasiert integrierte Vorgaben

Im ersten Prozessschritt erstellt der User eine Bestellung und versendet diese. Hierfür müssen die Bestellfelder und die Ausstattungsanforderungen ausgefüllt werden und danach der Antrag abgesendet werden. Nach dem Absenden des Antrags bekommen die hinterlegten Genehmiger eine E-Mail.

Der hinterlegte Genehmiger erhält eine E-Mail und muss diesen Antrag zunächst genehmigen. Nachdem der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist wird der Bestellprozess auf den Status „abgeschlossen“ gesetzt und die Aufgaben werden generiert und den Verantwortlichen zugewiesen. Im System findet zeitgleich eine automatische Generierung des Auftrages entsprechend der Bestelldaten sowie die Generierung der Ausstattungsanforderungen statt.

Im letzten Prozessschritt werden die Aufgaben erledigt – entweder automatisch durch das System oder durch den zugewiesenen Verantwortlichen. Der Bestellprozess ist abgeschlossen. Der Auftrag steuert die Gültigkeit und Einsatzinformationen.

 Mit der Anwendung werden stets die gesetzlichen Vorgaben befolgt und die Daten externer Personen können jederzeit lückenlos und transparent abgerufen werden.