.secure.PORTAL

• Warum überhaupt .PORTAL?
• Einordnung in das .secure Framework
• Kurzbeschreibung des Moduls
• Das Modell dahinter
• Kern-Prozessschritte
• Features/Nutzen
• Praxis Case
• Zusammenfassung

Die digitale Self Service Plattform .PORTAL von der gis GmbH verbindet Geschäftspartner miteinander – unabhängig von Ort und Zeit. Interne Mitarbeiter, externe Besucher, Handwerker, Spediteure oder sonstige Dienstleister sind in der Lage direkt in die Geschäftsprozesse mit eingebunden zu werden.
Die Beteiligten können selbst Daten erfassen, eigenständig Unterweisungen durchführen und erforderliche Informationen abrufen. So werden die beteiligten Personen zu aktiven Teilnehmern als Teil der gesamten digitalisierten Prozesskette. Das Ergebnis für alle Beteiligten: fehlerfreie Informationen zu externen Personen, schnelle Verarbeitung, transparente Prozesse, zentrale Datenhaltung und eine hohe Zufriedenheit.
Alle Inhalte des Portals sind personalisierbar und zwar unabhängig davon, ob es sich um Unterweisungsinhalte oder angebotene Services handelt.
Alle Features sind über einen Browser bedienbar, vom eigenen PC aus, von Self Service Stationen oder als „ToGo“ Variante über das persönliche Smartphone.

Innerhalb der .secure-Welt wird das Modul .PORTAL als Self Service Plattform für die Verknüpfung der Kommunikation von internen und externen Prozessen eingesetzt.

• Verbindung von internen und externen Kommunikationsprozessen
• Sicherheitsmechanismen und steuerbare Regelwerke führen zu einer gezielten Freischaltung und Verwehrung von Berechtigungen
• fehlerhafte und mehrfache Erfassung der Daten fällt weg
• Schnittstellen im Bereich Besuchermanagement, Steuerung von externen Personen, Unterweisungsprozesse und das Management von Aufgaben und Services
• volle Kontrolle und Sicherheit: alle Prozesse sind jederzeit revisionsfähig und nachvollziehbar

Aufgrund einer Einladung oder eines anderen Prozesses bekommt die Person eine E-Mail mit dem Registrierungs-
hinweis oder einen Link bei dem er sich spontan anmelden kann.
Durch die Vergabe eines persönlichen Passwortes und der Bestätigung durch eine E-Mail kann die Person sich registrieren, indem sie die persönlichen Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum usw. eingibt. Diese Daten sind die Grundlage für die Erstellung der Stammdaten.
Sowohl den Registrierungs- als auch den Genehmigungs-
prozess kann jedes Unternehmen individuell gestalten: je nach Vorgabe variieren die Masken und Möglichkeiten von Besuchertyp zu Besuchertyp.

Bereits während des Registrierungsprozesses macht der Anwender die als Pflichtfelder hinterlegten Angaben.
Zudem erhält er die Möglichkeit unter „mein Profil“ Informationen zu persönlichen Daten und Kontakt sowie Daten der Organisation ebenfalls nach der abgeschlossenen Registrierung zu editieren, ergänzen und korrigieren.

Wenn ein Anwender des Portals über ein Ereignis eingeladen wurde, kann er über „meine Ereignisse“ die Übersicht bzw. die Liste der Ereignisse sehen.
Über das Portal ist es ebenfalls möglich Ereignisse zu erstellen bzw. eine Terminanfrage zu stellen. Hinter diesen Workflow kann jederzeit ein Genehmigungsprozess gestellt werden, so dass die Teilnehmer diesen noch zu- und/oder absagen zu können.

Ihre Mitarbeiter, Besucher und externen Personen können über die Anwendung eine Vielzahl an Schnittstellen und Services nutzen. Es können Termine verwaltet werden, Unterweisungen vorab erledigt werden, WLAN und Parkplätze hinzugebucht werden und alle Informationen rund um den Besuch übersichtlich eingesehen und editiert werden.