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Los geht's

.secure.VISIT

Logo http://secure.pageflow.io/visit_pageflow

Einleitung und Kurzbeschreibung

Die Softwarelösung zur Besucherverwaltung.
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• Warum überhaupt .VISIT? 
• Einordnung in das .secure Framework
• Kurzbeschreibung des Moduls
• Das Modell dahinter
• Kern-Prozessschritte
• Features/Nutzen
• Praxis Case
• Zusammenfassung
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Die browserbasierte Anwendung .VISIT lässt sich exakt an die betrieblichen Anforderungen anpassen und sich nahezu nahtlos in die vorhandene Prozess- und IT-Landschaft integrieren.
Die rollengesteuerten Berechtigungen und unterschiedlichen Vorgangsarten bilden die gewünschten Prozesse exakt, transparent und revisionssicher ab.
Ein Team von erfahrenen Experten der gis ist in der Lage, gemeinsam mit Ihnen dieses Managementsystem auf Basis der Standardanwendung .secure schnell operativ zu setzen.
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Innerhalb der .secure-Welt dient das Modul .VISIT zur Verwaltung von Besuchsprozessen.
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• transparente Planung, Steuerung und Durchführung von Besucherprozessen
• Flexibilität durch das offene und leistungsfähige Modell aus Ereignis- und Personentypen
• Integration in die gewohnten Geschäftsabläufe wie z.B. das Outlook Kalendersystem
• individuelle Anpassung von Typen, Regeln und Berechtigungen
• Unabhängigkeit von Hardware-Systemen am Eingang und jederzeit rechtskonform und revisionssicher
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Das Modell

Das Modell hinter der Lösung zur Besucherverwaltung .VISIT besteht aus Personen- bzw. Besuchertypen und Ereignistypen.

Die Personentypen werden aufgrund von individuellen und für das Unternehmen relevanten Merkmalen gebildet. Es entstehen Personengruppen wie z.B. Bürobesucher, Handwerker und LKW-Fahrer.
Die Ereignistypen bestimmen welche typischen Prozesse es bei Ereignissen mit externen Personen geben kann wie z.B. Bürobesuch, Handwerkerauftrag und LKW-Lieferung.

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Der Personentyp wird auf Grundlage von den für das Unternehmen relevanten individuellen Merkmalen einer externen Person gebildet. Hierbei wird bei der Erstellung des Datensatzes aufgezeigt welche Angaben (z.B. Nachname, Vorname, Firma, E-Mail-Adresse usw.) von diesem bestimmten Personentyp erforderlich sind. Mögliche Personengruppen sind bspw. ein normaler Bürobesucher, Handwerker, LKW-Fahrer, Lieferanten oder externe Fremdfirmenmitarbeiter. Beim Anlegen der Personentypen können Unternehmen entscheiden, welche Informationen von den jeweiligen Typen benötigt werden und eben auch optional die Identifizierungsart definieren.
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Ereignistypen definieren welche typischen Prozesse es bei Ereignissen mit externen Personen geben kann. Es kann sich bei einem solchen Ereignis entweder um ein klassischen Bürobesuch wie z.B. einem Meeting handeln oder aber um einen Handwerker Auftrag, einer Tätigkeit einer Fremdfirma, Warenanlieferung sowie einem Gruppenbesuch. Diese unterschiedlichen Ereignistypen definieren und erfordern unterschiedliche Prozessabläufe und Maskensteuerungen.
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Kern-Prozessschritte

die Kern-Prozessschritte von .VISIT lassen sich folgendermaßen unterteilen: 

• Voranmeldung
• Anmeldung (Rezeptionsansicht)
• Besuch
• Check-Out


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Im Rahmen einer Voranmeldung werden Informationen zu einem kommenden Besuch wie z.B. Datum und Uhrzeit, Betreff und Veranstalter angegeben. Das Ziel einer Voranmeldung ist es, alle Informationen zur Planung und Verwaltung eines Besuchs bereitzustellen. So wird z.B. das Empfangspersonal darüber informiert, wer wann besucht wird, welche Teilnehmer dabei sein werden und welche Räume bzw. weiteren Ressourcen benötigt werden.
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Über das Outlook-Add-In von .VISIT kann ganz bequem eine Voranmeldung erstellt werden.
Es wird wie gewohnt ein Termin in Outlook erstellt. Die Informationen werden automatisch an das Add-In übertragen. Hier können weitere Angaben gemacht werden, wie z.B. die gewünschte Rezeption anzugeben oder auszuwählen wer bei der Ankunft des Besuchers informiert werden soll.
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Die Anmeldung umfasst den gesamten Check-In-Prozess. Bei der Anmeldung können alle über die Voranmeldung angegebenen Informationen eingesehen werden. Ebenso können alle erforderlichen Aktionen, wie Unterweisungen zu prüfen, den Ausweis zuzuweisen oder Dokumente, wie einen Besucherschein, auszudrucken, durchgefühert werden.
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Features/Nutzen

Die bestehende Infrastruktur in Ihrem Unternehmen bleibt unverändert und Ihre Mitarbeiter können ihre Termine wie gewohnt in Outlook oder sonstigen Kalendersystemen erstellen und zeitgleich Ihre Besucher voranmelden.
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Sie müssen sich keinerlei Gedanken über Ihre Hardware machen, denn die Software hat Schnittstellen zu allen Hardware Systemen. Bedeutet konkret: für Sie bleibt alles beim Alten – wir kümmern uns um den Rest und optimieren die Prozesse!
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Die Kategorisierung in und Steuerung von unterschiedlichen Ereignistypen und Personengruppen hilft Ihrem Unternehmen die Besucher bestmöglich zu empfangen und hinterlegte Rechte automatisiert und regelbasiert zu verwalten. Einmal angelegt – dauerhaft durchgeführt und zwar nach Ihren individuellen Wünschen und Vorgaben.
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Aufgrund der vordefinierten Regeln und Berechtigungen werden automatisiert alle in den Besucherworkflow involvierten Stellen über die auszuführenden Aktionen benachrichtigt. Es ist eine aktuelle und stetige Übergabe aller relevanten Informationen an die verantwortlichen Stellen vorhanden.
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Case

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Zusammenfassung

Die in .VISIT verankerte Prozesssteuerung über Ereignis- und Personentypen unterstützt Unternehmen dabei den Besuchern ein bestmögliches Besuchserlebnis zu bieten. Zeitgleich werden hinterlegte Berechtigungen und Prozesse automatisiert und regelbasiert verwaltet. Durch die vorhandene Schnittstellenunabhängigkeit ist die Anwendung hochgradig in vorhandene Ecosysteme integrierbar: bestehende Hardware kann weiterhin bestehen und .VISIT optimiert die Prozesse. Außerdem bietet .VISIT die Möglichkeit Services zu verwalten und Gegenstände auszugeben. Einmal vordefiniert wird automatisiert festgelegt, wer welche Services und Gegenstände nutzen darf.
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Kontakt

Mit .secure.VISIT haben Sie die Möglichkeit, alle Aufgaben rund um das Thema Besucherverwaltung schnell und unkompliziert auszuführen.

Melden Sie sich bei uns, um sich individuell beraten zu lassen!

gis Gesellschaft für integrierte
Informationssysteme mbH

Espachstraße 20 .78647 Trossingen
Fon +49 (0)7425.9525.0

mail. info@gis-consulting.de
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