Einleitung und Kurzbeschreibung
.secure.VISIT
Die Softwarelösung zur Besucherverwaltung.
Inhalt
• Warum überhaupt .VISIT?
• Einordnung in das .secure Framework
• Kurzbeschreibung des Moduls
• Das Modell dahinter
• Kern-Prozessschritte
• Features/Nutzen
• Praxis Case
• Zusammenfassung
• Einordnung in das .secure Framework
• Kurzbeschreibung des Moduls
• Das Modell dahinter
• Kern-Prozessschritte
• Features/Nutzen
• Praxis Case
• Zusammenfassung
Warum überhaupt .VISIT?
Die browserbasierte Anwendung .VISIT lässt sich exakt an die betrieblichen Anforderungen anpassen und sich nahezu nahtlos in die vorhandene Prozess- und IT-Landschaft integrieren.
Die rollengesteuerten Berechtigungen und unterschiedlichen Vorgangsarten bilden die gewünschten Prozesse exakt, transparent und revisionssicher ab.
Ein Team von erfahrenen Experten der gis ist in der Lage, gemeinsam mit Ihnen dieses Managementsystem auf Basis der Standardanwendung .secure schnell operativ zu setzen.
Die rollengesteuerten Berechtigungen und unterschiedlichen Vorgangsarten bilden die gewünschten Prozesse exakt, transparent und revisionssicher ab.
Ein Team von erfahrenen Experten der gis ist in der Lage, gemeinsam mit Ihnen dieses Managementsystem auf Basis der Standardanwendung .secure schnell operativ zu setzen.
Einordnung in das .secure Framework
Innerhalb der .secure-Welt dient das Modul .VISIT zur Verwaltung von Besuchsprozessen.
Das Modul .VISIT im ÜberblickKurzbeschreibung
• transparente Planung, Steuerung und Durchführung von Besucherprozessen
• Flexibilität durch das offene und leistungsfähige Modell aus Ereignis- und Personentypen
• Integration in die gewohnten Geschäftsabläufe wie z.B. das Outlook Kalendersystem
• individuelle Anpassung von Typen, Regeln und Berechtigungen
• Unabhängigkeit von Hardware-Systemen am Eingang und jederzeit rechtskonform und revisionssicher
• Flexibilität durch das offene und leistungsfähige Modell aus Ereignis- und Personentypen
• Integration in die gewohnten Geschäftsabläufe wie z.B. das Outlook Kalendersystem
• individuelle Anpassung von Typen, Regeln und Berechtigungen
• Unabhängigkeit von Hardware-Systemen am Eingang und jederzeit rechtskonform und revisionssicher
Das Modul .VISIT im ÜberblickKurzbeschreibung
Das Modell
Das Modell von .VISIT
Das Modell hinter der Lösung zur Besucherverwaltung .VISIT besteht aus Personen- bzw. Besuchertypen und Ereignistypen.
Die Personentypen werden aufgrund von individuellen und für das Unternehmen relevanten Merkmalen gebildet. Es entstehen Personengruppen wie z.B. Bürobesucher, Handwerker und LKW-Fahrer.
Die Ereignistypen bestimmen welche typischen Prozesse es bei Ereignissen mit externen Personen geben kann wie z.B. Bürobesuch, Handwerkerauftrag und LKW-Lieferung.
Die Personentypen werden aufgrund von individuellen und für das Unternehmen relevanten Merkmalen gebildet. Es entstehen Personengruppen wie z.B. Bürobesucher, Handwerker und LKW-Fahrer.
Die Ereignistypen bestimmen welche typischen Prozesse es bei Ereignissen mit externen Personen geben kann wie z.B. Bürobesuch, Handwerkerauftrag und LKW-Lieferung.
Personen-/Besuchertypen
Der Personentyp wird auf Grundlage von den für das Unternehmen relevanten individuellen Merkmalen einer externen Person gebildet. Hierbei wird bei der Erstellung des Datensatzes aufgezeigt welche Angaben (z.B. Nachname, Vorname, Firma, E-Mail-Adresse usw.) von diesem bestimmten Personentyp erforderlich sind. Mögliche Personengruppen sind bspw. ein normaler Bürobesucher, Handwerker, LKW-Fahrer, Lieferanten oder externe Fremdfirmenmitarbeiter. Beim Anlegen der Personentypen können Unternehmen entscheiden, welche Informationen von den jeweiligen Typen benötigt werden und eben auch optional die Identifizierungsart definieren.
Typische PersonentypenBeispiele
Ereignistypen
Ereignistypen definieren welche typischen Prozesse es bei Ereignissen mit externen Personen geben kann. Es kann sich bei einem solchen Ereignis entweder um ein klassischen Bürobesuch wie z.B. einem Meeting handeln oder aber um einen Handwerker Auftrag, einer Tätigkeit einer Fremdfirma, Warenanlieferung sowie einem Gruppenbesuch. Diese unterschiedlichen Ereignistypen definieren und erfordern unterschiedliche Prozessabläufe und Maskensteuerungen.
Ereignistypen steuern Beispiele
Kern-Prozessschritte
Die Kern-Prozessschritte von .VISITkurz erklärt direkt angewandt
die Kern-Prozessschritte von .VISIT lassen sich folgendermaßen unterteilen:
• Voranmeldung
• Anmeldung (Rezeptionsansicht)
• Besuch
• Check-Out
• Voranmeldung
• Anmeldung (Rezeptionsansicht)
• Besuch
• Check-Out
Voranmeldung über .VISIT
Im Rahmen einer Voranmeldung werden Informationen zu einem kommenden Besuch wie z.B. Datum und Uhrzeit, Betreff und Veranstalter angegeben. Das Ziel einer Voranmeldung ist es, alle Informationen zur Planung und Verwaltung eines Besuchs bereitzustellen. So wird z.B. das Empfangspersonal darüber informiert, wer wann besucht wird, welche Teilnehmer dabei sein werden und welche Räume bzw. weiteren Ressourcen benötigt werden.
Voranmeldung über das Outlook-Add-In
Über das Outlook-Add-In von .VISIT kann ganz bequem eine Voranmeldung erstellt werden.
Es wird wie gewohnt ein Termin in Outlook erstellt. Die Informationen werden automatisch an das Add-In übertragen. Hier können weitere Angaben gemacht werden, wie z.B. die gewünschte Rezeption anzugeben oder auszuwählen wer bei der Ankunft des Besuchers informiert werden soll.
Es wird wie gewohnt ein Termin in Outlook erstellt. Die Informationen werden automatisch an das Add-In übertragen. Hier können weitere Angaben gemacht werden, wie z.B. die gewünschte Rezeption anzugeben oder auszuwählen wer bei der Ankunft des Besuchers informiert werden soll.
Anmeldung über .VISIT (Rezeptionsansicht)
Die Anmeldung umfasst den gesamten Check-In-Prozess. Bei der Anmeldung können alle über die Voranmeldung angegebenen Informationen eingesehen werden. Ebenso können alle erforderlichen Aktionen, wie Unterweisungen zu prüfen, den Ausweis zuzuweisen oder Dokumente, wie einen Besucherschein, auszudrucken, durchgefühert werden.
Features/Nutzen
Features und Nutzen Integration in das persönliche Kalendersystem
Die bestehende Infrastruktur in Ihrem Unternehmen bleibt unverändert und Ihre Mitarbeiter können ihre Termine wie gewohnt in Outlook oder sonstigen Kalendersystemen erstellen und zeitgleich Ihre Besucher voranmelden.
Features und Nutzenvollständige Hardwareunterstützung
Sie müssen sich keinerlei Gedanken über Ihre Hardware machen, denn die Software hat Schnittstellen zu allen Hardware Systemen. Bedeutet konkret: für Sie bleibt alles beim Alten – wir kümmern uns um den Rest und optimieren die Prozesse!
Features und NutzenProzesssteuerung über Ereignis- und Personentypen
Die Kategorisierung in und Steuerung von unterschiedlichen Ereignistypen und Personengruppen hilft Ihrem Unternehmen die Besucher bestmöglich zu empfangen und hinterlegte Rechte automatisiert und regelbasiert zu verwalten. Einmal angelegt – dauerhaft durchgeführt und zwar nach Ihren individuellen Wünschen und Vorgaben.
Features und NutzenAutomatisierter Anstoß von Folgeprozessen
Aufgrund der vordefinierten Regeln und Berechtigungen werden automatisiert alle in den Besucherworkflow involvierten Stellen über die auszuführenden Aktionen benachrichtigt. Es ist eine aktuelle und stetige Übergabe aller relevanten Informationen an die verantwortlichen Stellen vorhanden.
Case
Wie funktioniert unsere Anwendung im Unternehmensalltag? CaseOrganisation und Verwaltung von Besuchen mit .VISIT
Case
Zusammenfassung
Zusammenfassung
Die in .VISIT verankerte Prozesssteuerung über Ereignis- und Personentypen unterstützt Unternehmen dabei den Besuchern ein bestmögliches Besuchserlebnis zu bieten.
Zeitgleich werden hinterlegte Berechtigungen und Prozesse automatisiert und regelbasiert verwaltet.
Durch die vorhandene Schnittstellenunabhängigkeit ist die Anwendung hochgradig in vorhandene Ecosysteme integrierbar: bestehende Hardware kann weiterhin bestehen und .VISIT optimiert die Prozesse. Außerdem bietet .VISIT die Möglichkeit Services zu verwalten und Gegenstände auszugeben. Einmal vordefiniert wird automatisiert festgelegt, wer welche Services und Gegenstände nutzen darf.
Kontakt
.secure.VISIT
Mit .secure.VISIT haben Sie die Möglichkeit, alle Aufgaben rund um das Thema Besucherverwaltung schnell und unkompliziert auszuführen.
Melden Sie sich bei uns, um sich individuell beraten zu lassen!
gis Gesellschaft für integrierte
Informationssysteme mbH
Espachstraße 20 .78647 Trossingen
Fon +49 (0)7425.9525.0
mail. info@gis-consulting.de
web. https://gis-consulting.de/portfolio-posts/secure-visit/
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Espachstraße 20 .78647 Trossingen
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.secure.VISIT
Inhalt
Warum überhaupt .VISIT?
Einordnung in das .secure Framework
Kurzbeschreibung
Das Modell von .VISIT
Personen-/Besuchertypen
Typische Personentypen
Ereignistypen
Ereignistypen steuern
Die Kern-Prozessschritte von .VISIT
Voranmeldung über .VISIT
Voranmeldung über das Outlook-Add-In
Anmeldung über .VISIT (Rezeptionsansicht)
Integration in das persönliche Kalendersystem
vollständige Hardwareunterstützung
Prozesssteuerung über Ereignis- und Personentypen
Automatisierter Anstoß von Folgeprozessen
Case
Zusammenfassung
.secure.VISIT
.secure.VISIT
Inhalt
Warum überhaupt .VISIT?
Einordnung in das .secure Framework
Kurzbeschreibung
Das Modell von .VISIT
Personen-/Besuchertypen
Typische Personentypen
Ereignistypen
Ereignistypen steuern
Die Kern-Prozessschritte von .VISIT
Voranmeldung über .VISIT
Voranmeldung über das Outlook-Add-In
Anmeldung über .VISIT (Rezeptionsansicht)
Integration in das persönliche Kalendersystem
vollständige Hardwareunterstützung
Prozesssteuerung über Ereignis- und Personentypen
Automatisierter Anstoß von Folgeprozessen
Case
Zusammenfassung
.secure.VISIT